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Road to Participation

Einreichungsprozess Proceedings

Bitte beachten Sie die nachfolgenden Formblätter zum Einreichungsprozess der Proceedings zum INFORMATIK FESTIVAL 2024:
(aktualisierte Version 12.03.2024)

• Deutsche Version 
• Englische Version

Bitte leiten Sie diese Unterlagen an Ihre Autor*innen - mit der expliziten Bitte um Berücksichtigung - weiter.

FAQ

Ich möchte einen Workshop organisieren, was muss ich tun?

Die Deadline für den Call for Participation ist seit dem 05.02.2024 23:59 Uhr abgelaufen, und seit dem 15.02. sind alle angenommenen Workshops benachrichtigt und veröffentlicht. Die Deadline ist so gewählt worden, um im Besonderen für die Veröffentlichtung im Tagungsband und deren Organisation einen möglichst optimalen Ablauf zu gestalten. 

Sofern Sie nicht im Tagungsband veröffentlichen möchten und trotzdem einen Workshops/Seminar oder sonstigen Programmpunkt organisieren möchten, schreiben Sie uns bitte eine kurze Nachricht mit Ihrem Vorhaben an Workshops@gi.de.

 

Wer darf einreichen?

In diesem Jahr können sich auch interessierte und motivierte Personen außerhalb der Gesellschaft für Informatik für einen Programmpunkt oder Beitrag im Rahmen des Festivals bewerben. Alle interessierten Personen haben dabei die Möglichkeit, Ideen nicht nur in Form von Workshops einzubringen, sondern auch verschiedene Formate wie Online-Sessions, Paneldiskussionen, Postersessions oder auch eigene kreative Sessions anzumelden und auszuprobieren. 

 

Wie kann ich ein Paper für einen Workshop einreichen?

Nicht alle Workshops bieten eine Veröffentlichung im Tagungsband an. Je nach Workshop gelten in diesem Zusammenhang auch andere Deadlines. Bitte erkundigen Sie sich bei den jeweiligen Chairs der Workshops, ob und zu welchen Rahmenbedinungen ein Call for Papers vorgesehen wird. Eine alphabetisch sortierte Übersicht aller angenommen Workshops findest du hier.

 

Mein Workshop wurde angenommen, was muss ich jetzt beachten?

Um sicherzustellen, dass die Workshops optimal vorbereitet sind und wie geplant durchgeführt werden können, legen wir in diesem Jahr einen verstärkten Fokus auf einen effektiven Informationsfluss im Vorfeld.

Grundsätzlich informieren wir immer die in der Bewerbung angegebenen zwei Hauptkontakte. Falls Sie weitere Personen in der Workshopsorganisation beteiligt sind, die die Informationen ebenso erhalten sollen, senden Sie uns bitte eine Nachricht mit den entsprechenden Kontaktdaten an Workshops@gi.de.

Durch regelmäßige und verpflichtende Informationsveranstaltungen sowie zwei Zwischenstandsabfragen des Planungsstands können wir sicherstellen, dass alle Workshop-Chairs und Organisator*innen bestmöglich unterstützt werden und gleichzeitig die Qualität der Veranstaltung gewährleistet ist.

• 11.03.2024 – virtuelle Informationsveranstaltung für alle angenommenen Workshops:
  • verpflichtende Teilnahme für mind. einen der beiden Hauptkontakte
  • bei dieser Veranstaltung gehen wir vor allem auf dem Zeitraum bis zum 28.05.2024 ein, da wir an diesem Datum in enger Absprache mit Ihnen das jeweilige Format (Präsenz, Hybrid, Online, Postersession) Ihres Workshops final festlegen und veröffentlichen.
• 15.03.2024 – Einreichung eines planerischen Zwischenstands:
  • verpflichtende Eingabe via Onlineformular, Sie erhalten rechtzeitig und mit ausreichend Vorlauf eine Benachrichtigung dazu.
  • An diesem Datum erwarten wir von allen Workshop-Chairs einen planerischen Zwischenstand, den Sie ganz einfach und schnell über einen kurzen Online-Fragebogen einreichen. Dieser ermöglicht es uns, in Absprache mit Ihnen das bestmögliche Workshopformat für Ihren Workshop zu finden.
• 22.05.2024 – Allgemeine virtuelle Informationsveranstaltung für alle Workshops:
• freiwillige Teilnahme für alle Organisator*innen
• Während dieser Veranstaltung möchten wir Ihnen Sicherheit für die weitere Planung und Durchführung Ihres Workshops geben. Sollten Sie also Fragen zu den unterschiedlichen Workshop Formaten, den neuen Timings/Deadlines, zum LNI, Ihrem Ticket oder sonstige Fragen haben, nehmen Sie gerne am 06.05.2024 um 17:00 - 18:00 Uhr via Zoom teil und fragen Sie uns direkt. Die Zoom Details gehen Ihnen rechtzeitig via Mail zu.  
• 31.05.2024 – letzter Tag zum Ticketkauf für Chairs/Organisator*innen & Ende kostenfreier Workshop- & Ticketstornierung für Chairs/Organisator*innen
• 03.06.2024 – Einreichung des finalen Planungsstands:
• verpflichtende Eingabe via Onlineformular, Sie erhalten rechtzeitig und mit ausreichend Vorlauf eine Benachrichtigung dazu.
• An dieser Stelle aktualisieren Sie einfach die Daten aus dem Online-Fragebogen vom 15.03.2024. 
• Die aktualisierte Statusmeldung ermöglicht es uns, letzte organisatorische Details zu klären ggf. das Workshopformat in Absprache mit Ihnen noch einmal anzupassen, bevor wir das finale Format am 08.08.2024 bekanntgeben und auf der Website für alle Teilnehmenden veröffentlichen.
• 12.06.2024 – Allgemeine virtuelle Informationsveranstaltung für alle Workshops:
• freiwillige Teilnahme für alle Organisator*innen
• Hier geht es uns darum vor allem Ihnen noch einmal die Möglichkeit zu geben letzte Fragen zu Ihrem Workshop, bzw. zum zweiten Workshop Update (Zwischenstandsabfrage), sowie Fragen zum LNI zu stellen.
• 19.08.2024 ODER 02.09.2024 Briefingtermine Hybride Workshops:
  • verpflichtende Teilnahme für mind. einen der beiden Hauptkontakte aller hybriden & online Workshops an einem der beiden Termine
  • Um sicherzustellen, dass Online- und Hybrid-Workshops bestmöglich vorbereitet und mit den technischen Begebenheiten vertraut sind, ist die Teilnahme an einer der beiden o.g. Informationsveranstaltungen zwingend erforderlich für mindestens eine der beiden Workshop-Organisator*innen.
  • Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, spezifische Fragen zu klären und sicherzustellen, dass alle technischen und organisatorischen Aspekte verstanden sind.

 

Was ist der Unterschied zwischen einem Workshop und einem Tutorial?

Ein Tutorial hat einen höheren Praxisbezug als ein wissenschaftlicher Workshop. Meistens unterteilt sich ein Tutorial in einen inhaltlichen wissenschaftlichen Input mit anschließender praktischen Anwendung in Sinne einer How-To- oder Hand-on-Session. Tutorials werden als solche im Titel erkenntlich gemacht.

 

Was ist ein Industrie-Workshop?

Ein Industrie-Workshop ist ein gesponserter Programmpunkt eines oder mehrer Unternehmen. Hier geht es oft um Inhalte aus den Unternehmen oder auch die unternehmenspraktische Umsetzung wissenschaftlicher Inhalte. Unternehmen die einen Industrie-Workshop buchen und ausrichten, dürfen diesen dann auch entsprechender Ihrer Wünsche planen, gestalten und somit auch Werbung und Informationsmaterial platzieren. Nähere Informationen finden Sie dazu in unserer Sponsoringmappe. Industrie-Workshops werden als solche im Titel erkenntlich gemacht.

 

Welche Beiträge können im Tagungsband veröffentlicht werden?

Neben wissenschaftlichen Paper können Sie auch gerne nur einen Bericht Ihres Workshops oder Tutorials schreiben und bis spätestens 07.07.2024 einreichen. Es werden Einreichungen ab 3 Seiten (exkl. Quellen) akzeptiert. Es gibt keine Begrenzung bzgl. der maximalen Seitenanzahl der jeweiligen Paper. 

 

Tagungsband, wie muss ich mir das vorstellen?

Hier finden Sie den final veröffentlichten Tagungsband aus dem Vorjahr 2023 als PDF-Ansicht.

 

Darf ich mein Paper zweitverwerten oder anderweitig publizieren?

Artikel und Beiträge, die in den LNI veröffentlicht worden sind, dürfen von den Autor*inn/en zweitverwertet und anderweitig publiziert werden. Hierfür kann auch die final publizierte Version genutzt werden. Dabei ist die Quelle des Beitrags kenntlich zu machen, und es ist eine Verlinkung - soweit vorhanden zum DOI des Artikels, ansonsten zum Artikel selbst - in der Digitalen Bibliothek der GI erforderlich. Grundsätzlich stehen seit 2017 in den LNI veröffentlichten Beiträge unter der Lizenz Creative Commons BY-SA 4.0 und können unter den Bedingungen dieser Lizenz genutzt und weiterverbreitet werden.

 

Welche Formatvorlagen sind bei der Einreichung von Paper zu berücksichtigen?

Die Paper müssen im aktuellen Template (Stand Februar 2024) eingereicht werden, damit sich ein einheitliches Gesamtbild ergibt. Bitte nutzen Sie keine bei Ihnen lokal abgespeicherten LNI-Springer-Vorlagen. Die zu nutzenden aktuellen Versionen finden Sie hier:

• deutsche Version: https://gi.de/fileadmin/GI/Hauptseite/Service/Publikationen/LNI/LNI-Autorenrichtlinien.docx
• englische Version: https://gi.de/fileadmin/GI/Hauptseite/Service/Publikationen/LNI/LNI-authorsinstructions-englisch.doc
• LaTeX: https://gi.de/service/publikationen/lni

Wichtig: In vorherigen Template-Versionen eingereichte Beiträge werden im Rahmen der 1. (und einzigen) Korrekturschleife durch die GI in jedem Fall beanstandet.

 

Welche Ticket-Policy gilt für Autor*innen, die ein Paper in einem entsprechenden Workshop einreichen möchten?

Pro akzeptierten Paper muss mindestens eine Autor*in ein Ticket zur Veröffentlichung vorliegen haben. Es empfiehlt sich dabei für die Person zu entscheiden, die am Ende das Paper auch vor Ort präsentiert. Es steht den Autor*innen frei, sich für ein entsprechendes Laufzeitticket Ihrer Wahl zu entscheiden. Die Rechnungsnummer des Tickets muss bei der Full Paper Submission mit angegeben werden.

 

Welche Teilnahmebedingungen gelten für Chairs/Workshoporganisator*innen?

Die Teilnahmebedingungen für Chairs/Workshoporganisator*innen finden Sie hier. Darüber hinaus haben wir für Sie eine Road to Participation als Übersicht aller wichtiger Termine & Deadlines erstellt.

 

Welche Ticket-Policy gilt für Chairs/Workshoporganisator*innen?

Bei Chairs/Workshoporganisator*innen mussten im Call for Participation zwei Hauptkontakte angegeben werden. Beide Hauptkontakte sind verpflichtet bis spätestens zum 31.05.2024 23:59 Uhr (Ende Ealry-Bird-Phase) ein Ticket zu erwerben. Sofern kein Ticket erworben wurde, gilt der Workshop als abgesagt. Bis zu diesem Datum kann der Workshop auch jederzeit kostenfrei abgesagt werden. Bei Absagen der Chairs nach diesem Datum, werden die Ticketgebühren der beiden Chairs einbehalten.

Die GI übernimmt keine Kosten für z.B. Fahrt- & Übernachtung, Spesen, Speakerhonorare und sonstige Ausgaben der jeweiligen Referent*Innen, Keynote Speakers, Invited Speakers, Beiräte oder sonstige in den Workshop involvierte Personen.

 

Was bedeutet "Alle beteiligten Personen sind verpflichtet, ein Ticket zu kaufen."?

Ausnahmen davon sind sehr selten und werden nur in besonderen Ausnahmefällen genehmigt. Dies sind dann Einzelfallentscheidungen, die nur unter bestimmten Bedingungen erfolgen können. Ein Anspruch für folgende Veranstaltungen ist daraus nicht abzuleiten. Bitte schreiben Sie uns hierzu eine kurze Mail an Workshops@gi.de mit einer kurzen Situationsbeschreibung, Begründung und der Personenanzahl. 

Die beiden Chairs (Hauptkontakte) sind verpflichtet sich ein Ticket zu kaufen. Danach gilt die Prämisse, wer vor Ort oder Online teilnehmen möchte benötigt ein Ticket. 

 

Gibt es bei der Programmgestaltung meines Workshops bestimmte Zeiten zu berücksichtigen?

Die Registrierung ist an allen Tagen ab 08:00 Uhr geöffnet. Das Programm beginnt dann jeweils ab 09:00 Uhr. An allen Tagen gibt es einheitliche Pausenzeiten zum Besuch der Ausstellung, Postersessions oder zum Networken:

• 11:00 bis 11:30 Uhr Kaffeepause
• 12:30 bis 14:00 Uhr Mittagspause
• 15:30 bis 16:30 Uhr Kaffeepause

Sofern Sie von den Pausenzeiten abweichen möchten schreiben Sie uns bitte eine kurze Nachricht an Workshops@gi.de, sodass wir den Programmslot entsprechend eintragen können. Bitte planen Sie auch entsprechende Lauf- und Wegezeiten zwischen den entsprechenden Räumlichkeiten mit ein.