Teilnahmebedingungen - Call for Participation

INFORMATIK FESTIVAL 2024

Vom 24.-26. September 2024 an der Hochschule RheinMain in Wiesbaden

 

EINREICHUNGSFRIST: 29. JANUAR 2024

Mit der Einreichung einer Workshopbewerbung zur 54. Jahrestagung der Gesellschaft für Informatik e. V. (GI) erkennt die einreichende Person folgende Bedingungen an und verpflichtet sich, die Organisation des Beitrags entsprechend durchzuführen:

Frist zur Einreichung

Bis zum 29. Januar 2024 können Beiträge für die INFORMATIK 2024 in Wiesbaden eingereicht werden. Alle Beiträge, die nach diesem Datum eingehen, können leider in der Planung nicht mehr berücksichtigt werden. Alle fristgerecht eingereichten Beiträge werden durch die Veranstalterin bis zum 15. Februar gesichtet, evaluiert und angenommen bzw. abgelehnt.

Auswahl

Die Auswahl unter den eingereichten Workshops nimmt ausschließlich die GI vor. Es besteht kein Anspruch auf Teilnahme mit dem eingereichten Beitrag. Die Entscheidung der Organisator*innen wird der Workshopleitung mitgeteilt. Mit der Zulassung des Beitrags im Februar erhält der Chair/ die Leitung eine entsprechende Mitteilung per E-Mail. Über die Art und Weise (online, hybrid, analog) sowie Umfang des Beitrages (halb- oder ganztags Programmslot) entscheidet die GI am 28.05.24. Hierzu sind zwingend zwei Formulare über die Zwischenstände der Beitragsorganisation in den persönlichen Online Profilen der Chairs abzugeben.

Deadlines & Termine im Überblick:

• 15.01.2024 – virtuelle Informationsveranstaltung zum Call for Participation
• 29.01.2024 – Ende Einreichungsfrist Call for Participation
• 15.02.2024 – Mitteilung über Workshopzulassung & Start Call for Paper
• 01.03.2024 – Start Registrierung / Ticketverkauf
• 05.04.2024 – 1. Workshop Update: Eintragen eines planerischen Zwischenstand via Online Formular
• 28.04.2024 – Ende Call for Paper
• 22.05.2024 – Freiwillige Informationsveranstaltung für alle Chairs(via Zoom)
• 31.05.2024 – letzter Tag zum Ticketkauf für Chairs/Organisator*innen & Ende kostenfreier Workshop- & Ticketstornierung für Chairs/Organisator*innen
• 03.06.2024 – 2. Workshop Update: erneuter Eintrag des aktuellen planerischen Zwischenstands via Online Formular
• 12.06.2024 – Freiwillige Informationsveranstaltung für alle Chairs(via Zoom)
• 07.07.2023 – finale Einreichungsfrist Proceedings / Full Paper Submission (camera-ready)
• 02.08.2024 – Finale Mitteilung über Workshopformat (Präsenz, Online, Postersession) durch die GI
• 08.08.2024 – Bekanntgabe der Workshopräume vor Ort 
• 19.08.2024 – 1. Briefing Termin für Online- & hybride Workshops
• 26.08.2024 – Redaktionsschluss: Ende Korrekturprozess der Proceedings
• 02.09.2024 – 2. Briefing Termin für Online- & hybride Workshops

NEU: Road to Participation

Leider haben uns im letzten Jahr seitens der Workshop-Organisator*innen viele kurzfristige Absagen und/oder Format-Änderungen erreicht, die teilweise erheblichen Einfluss auf das angekündigte Programm für die Teilnehmenden hatten. Wir als Veranstalterin und auch unsere Teilnehmenden erhoffen uns im gemeinsamen Interesse einer hochwertigen Veranstaltung daher eine frühzeitige organisatorische Planungssicherheit in diesem Jahr. Aus diesem Grund behalten wir uns vor, Sie als Workshop-Organisator*Innen in diesem Jahr etwas mehr in Pflicht zu nehmen und fordern diesbezüglich eine stetige Kommunikation ein.

Beachten Sie hierzu bitte folgende Meilensteine:

1. 11.03.2024 – verpflichtende Teilnahme für mind. einen der Chairs/Organisator*innen an virtueller Informationsveranstaltung
2. Ab 01.03.-31.05.2024 – verpflichtende Registrierung beider Hauptkontakte
3. 15.03.2024 – verpflichtende Einreichung eines planerischen Zwischenstands (via Onlineformular)
4. 26.05.2024 – verpflichtende Einreichung des aktuellen Planungsstands (via reaktiviertem Onlineformular)
5. 14.06.2024 ODER 12.07.2024 (Nur für online/hybride Workshops): verpflichtende Teilnahme für mind. einen der Chairs/Organisator*innen an einer der beiden Informationsveranstaltungen zur Durchführung von virtuellen und hybriden Beiträgen

NEU: Stornierungsbedingungen

Alle Einreichungen können bis zum 31.05.2024 um 23:59 Uhr kostenfrei und ohne Angabe von Gründen storniert werden. Schreiben Sie uns dazu einfach eine kurze E-Mail. Bei Absagen nach diesem Datum, werden die Ticketgebühren der beiden Hauptkontakte einbehalten. Damit ist die kostenfreie Ticketstornierung bis 23.08. (23:59 Uhr) aus unseren allgemeinen Ticketbestimmungen nicht mehr anwendbar.

Für alle anderen Speaker/Referent*innen gilt weiterhin die allgemeine Stornierungsfrist für Teilnehmende am 23.08.2024 (23:59 Uhr) bestehen.

Sollte der Workshop weiterhin stattfinden können, so dass nur der Chair/Organisator*in getauscht wird, gilt selbstverständlich die generelle Stornierungsfrist vom 23.08.2024 (23:59 Uhr) für den ehem. Chair/Organisator*in.

NEU: Erreichbarkeit & Informationsfluss

Es werden in regelmäßigen Abständen Informationsmails sowie Einladungen an beide in der Einreichung angegebenen Kontaktpersonen verschickt. Die beiden Hauptkontakte sind dafür zuständig die jeweiligen Informationen und Deadlines an die beteiligten Personen (Speakers, Referent*innen) weiterzuleiten. Einer der beiden Hauptkontakte sollte zu jedem Zeitpunkt/Deadline für uns erreichbar sein. Bitte sprechen Sie sich bei etwaigen Urlaubsplänen oder Geschäftsreisen entsprechend ab.

Wir behalten uns vor, Einreichungen die keine personalisierte E-Mail Adresse angegeben haben, oder sich nicht an der Kommunikation im Vorfeld beteiligen (siehe Punkt: NEU: Road to Participation), von der Teilnahme auszuschließen.

Hybride Veranstaltung

Wir planen eine hybride Veranstaltung. Alle hybriden und virtuellen Teile der INFORMATIK 2024 werden auch online auf der Veranstaltungsplattform und im Nachgang über den YouTube-Kanal der Gesellschaft für Informatik veröffentlicht.

Leider sind die Kapazitäten zur hybriden Bereitstellung begrenzt. Bitte geben Sie bei der Workshopeinreichung also an, ob sie eine virtuelle Teilnahme an Ihrem Workshop ermöglichen wollen oder einen reinen Präsenz-Workshop planen. Ein Anspruch kann daraus allerdings nicht abgeleitet werden.

Live Streaming & Veröffentlichung Aufzeichnungen

Alle virtuellen Beiträge können während der Veranstaltung Live von den Teilnehmenden mitverfolgt werden. Sämtliche Beiträge werden außerdem aufgezeichnet und im Nachgang des Festivals im internen Bereich der Veranstaltungswebsite für alle Teilnehmenden zur Verfügung gestellt. Sobald die Website abgeschaltet ist, werden sämtliche Beiträge auf YouTube veröffentlicht, die das Formular „Einwilligungserklärung zur Verwendung von Bild-/Video- und Tonaufnahmen“ von allen am Beitrag beteiligten Personen eingesammelt und bei uns (GI) eingereicht haben.

Vertragspartner und Kostenerstattung

Veranstalter des INFORMATIK FESTIVALS 2024 ist die GI. Eine Kostenerstattung (z.B. Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Spesen, Speakerhonorare und sonstige Ausgaben) ist grundsätzlich ausgeschlossen. Alle beteiligten Personen sind verpflichtet, ein Ticket zu kaufen.

Call for Paper

Es obliegt dem jeweiligen Chair selbst, einen Call for Paper durchzuführen. Sollten Referent*innen ausfallen, ist die Workshopleitung dazu verpflichtet, entsprechenden Ersatz zu finden und in der Programmübersicht auf der Website selbständig zu aktualisieren. Die GI behält sich das Recht vor, Workshops und Beiträge ersatzlos zu streichen. Alle vom Veranstalter vorgegebenen Deadlines sind zwingend durch die Workshopleitung einzuhalten. Je Paper muss mindestens eine Person zur Veröffentlichung im Tagungsband über die Website mit einem Ticket registriert sein.

Organisation und Ankündigung des Programms

Die Programmhoheit der einzelnen Beiträge hat die jeweilige Workshopleitung /Chair. Diese verpflichtet sich, den Call for Paper entsprechend der vom Veranstalter kommunizierten Deadlines zu organisieren. Zur Vermarktung der Veranstaltung ist die Workshopleitung/Chair verpflichtet, ein vorläufiges Programm/Ablauf bis zum 31.05.2024 auf der dem jeweiligen Workshop zugeordneten Programmseite der Veranstaltungswebsite einzupflegen. Etwaige Änderungen und / oder Erweiterungen des Programms können jederzeit durch die Workshopleitung selbst vorgenommen werden.

Die Workshopleitung verpflichtet sich ebenfalls, ein finales Workshopprogramm bis zum 31.07.2024 auf der Veranstaltungswebsite einzustellen.

LNI / Proceedings

Die Beitragsleitung verpflichtet sich und ihre Referent*innen, die Formvorgaben des Veranstalters zwingend einzuhalten.

ACHTUNG:

Sollte beim Lektorat ein Formfehler auffallen haben Sie die Gelegenheit das Paper innerhalb einer Woche zu überarbeiten und wieder einzusenden. Nicht korrekt formatierte oder zu spät eingesendete Beiträge werden nach der o.g. Korrekturschleife nicht angenommen und demzufolge auch nicht veröffentlicht.

Sämtliche Proceedings / Full Paper Submission müssen zwingend bis zum 07.07.2024 beim Veranstalter eingegangen sein an die E-Mail Adresse proceedings@gi.de. Alle Abgaben, die uns nach der genannten Deadline erreichen, können für eine Veröffentlichung im Tagungsband nicht berücksichtigt werden.

Ablaufplanung

Die Workshopleitung erhält rechtzeitig Informationen zum Ablauf vor Ort bzw. zum Technikcheck für hybride und Online-Beiträge. Sonstige Fragen können ausschließlich durch die Workshopleitung bzw. das Organisationskomitee und in schriftlicher Form an workshops@gi.de bearbeitet werden.

Chancen- und Geschlechtergerechtigkeit

Die Zusammenstellung der Workshops soll sich nach den Leitlinien der Chancen- und Geschlechtergerechtigkeit in der GI und der Informatik für Veranstaltungen richten. Das bedeutet, dass die Bemühung um Ausgewogenheit der Geschlechter in der Konzeption eines Workshops (z. B. über Angabe der geplanten Referent*innen) für das Workshopkomitee nachvollziehbar sein muss. Die Umsetzung weiterer Diversitätskriterien wird ausdrücklich begrüßt.

Einwilligung in die Datenerhebung und Verarbeitung

Die Workshopleitung ist dafür verantwortlich, die Einwilligung der Referent*innen in die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch die GI und deren Servicedienstleister einzuholen bzw. darüber, sowie über die allgemeinen Teilnahmebedingungen zu informieren.

Alle Präsentationsfolien werden den Teilnehmenden zugänglich gemacht und im Tagungsportal durch die Referent*innen selbst veröffentlicht. Genauere Informationen dazu werden rechtzeitig zur Verfügung gestellt. Es obliegt den Referent*innen zu entscheiden, ob sie ihre Kontaktdaten auf den Folien angeben.
 

Stand 17. April 2024